25 May Como mejorar las funcionalidades de un ERP para trabajar en remoto

El teletrabajo ha sido una pieza imprescindible para poder seguir manteniendo a los equipos de trabajo en marcha durante estos complicados meses con el COVID-19. Muchas de las tecnologías que se han utilizado su quedarán con todos nosotros, gracias a al utilidad que nos ofrecen para realizar ciertas actividades laborales o comerciales.

La ausencia de programas de trabajo remoto puede contribuir a las interrupciones de las comunicaciones, la disminución de la productividad, las dificultades con los informes oportunos y los cierres financieros, y el aumento de los riesgos de ciberseguridad, por nombrar algunos.

En este aspecto es fundamental revisar y adaptar ciertas funcionalidades de los sistemas ERP, para asegurar de que los trabajadores pueden realizar cualquier tipo de gestión u operación requerida sin incurrir en déficit o carencias de las necesidades diarias y alcanzando la misma productividad que si estuvieran en sus puestos de trabajo habituales. Estas adaptaciones pueden también mejorar el trabajo del personal que necesite movilidad por su tipo de actividad.

A continuación revisamos algunas claves para ayudar a mejorar la funcionalidad de su solución ERP mientras trabajamos a través de un ecosistema remoto:

Potenciar el trabajo remoto y la productividad

Adaptar las tecnologías, los procesos y la capacitación de trabajo remoto adecuados y que estos funcionen adecuadamente ha sido una prioridad muy importante para la mayoría de las empresas durante estos meses y seguirá todavía quizás hasta final de año. El trabajo remoto es una herramienta imprescindible para mantener la productividad y la continuidad de los empleados si se reduce la movilidad por circunstancias inevitables.

Para ayudar a preservar la productividad, las empresas deben implementar herramientas y políticas que permitan a los empleados que siguen teletrabajando operar como si estuvieran en sus puestos de trabajo habituales. Las organizaciones también necesitarán crear flujos de trabajo colaborativos dentro de su sistema ERP y luego capacitar a los empleados en nuevos procesos y protocolos de seguridad.

Es importante proporcionar rápidamente a los empleados pautas de trabajo remoto en sus computadoras portátiles y teléfonos inteligentes, así como asegurar las redes domésticas para proteger información y datos confidenciales, como los números de cuenta de proveedores.

Formaciones continuas en remoto

El trabajo remoto puede ser una herramienta muy útil no sólo para la situación actual sino para el futuro, como consecuencia los recursos técnicos y las comunicaciones de todos los empleados deben estar preparadas, para aprovechar al máximo todas las funcionalidades digitales que nos ofrece el ERP en la gestión empresarial y la formación en nuevas aplicaciones sea constante.

Asegurar el acceso a los sistemas ERP

Es fundamental que el personal esencial pueda acceder de forma segura a los sistemas ERP a través de VPN o vía web, y que las configuraciones para el soporte remoto de TI estén actualizadas y probadas.

Las soluciones ERP basadas en la nube ofrecen una ventaja sobre los sistemas locales porque están diseñados para ser administrados de forma remota; También ofrecen escalabilidad inmediata y flexibilidad para las fluctuaciones en las necesidades comerciales.

Automatizar prácticas comerciales manuales

Dentro y fuera del ERP, las organizaciones deberán automatizar los procesos comerciales y los flujos de trabajo manuales para crear eficiencias operativas en un entorno de trabajo remoto, no solo durante el COVID-19, sino que deben quedarse para afrontar el futuro con mayores garantías.

Deberían, por ejemplo, considerar la automatización de los flujos de trabajo de aprobación, como el pedido y el procesamiento de facturas. Del mismo modo, la práctica de usar hojas de cálculo manuales para informar y pronosticar deberá reemplazarse por algo automatizado y centralizado.

Las organizaciones también pueden considerar la adopción de tecnologías como la inteligencia artificial para ayudar a automatizar las funciones del almacén, como la recepción, devolución y procesamiento de órdenes de compra EDI. Para las empresas con operaciones de almacén, la recolección, el embalaje y el envío automatizados pueden ayudar a estabilizar las actividades comerciales en tiempos de crisis.

Anticiparse a los cambios en los registros contables y financieros

El devastador impacto económico de COVID-19 seguramente dará como resultado nuevas reglas contables. Por tanto los ERP deben estar preparados para reconfigurarse sus sistemas, y por tanto se deban exponer partidas nuevas o inusuales en los balances y las presentaciones financieras.

También debe estar preparado para rastrear e informar los costos de COVID-19, crear nuevos libros de contabilidad y proyectos, y posiblemente rediseñar su plan de cuentas.

Digitalizar el procesamiento AP

Es probable que las organizaciones que no hayan automatizado sus funciones de procesamiento de facturas, tengan dificultades para procesarlas manualmente, transmitir cheques físicos y depositar cuentas por cobrar.

Para muchos, los primeros pasos serán desarrollar planes de contingencia e implementar procesos y tecnologías para realizar pagos electrónicos y garantizar la seguridad al máximo, sobretodo en los entornos domésticos de las personas que gestionan estos procesos.

Habilitar procesos AR

En emergencias nacionales, puede ser difícil contactar a entidades que no han pagado sus facturas o depositar los pagos recibidos. Para ayudar a estabilizar el flujo de caja, se pueden agregar módulos de cuentas por cobrar (AR) a los sistemas ERP, para ayudar a las organizaciones a enviar avisos de reclamación, determinar los términos de pago óptimos y rastrear los pagos.

Por otro lado, centrarse en mejorar las comunicaciones con los clientes, ofrecer incentivos para pagos anticipados, permitir retenciones de pagos y descuentos puede producir mejores resultados de de gestión contable y cobros en situaciones excepcionales y complicadas.

Aprovechar los informes y paneles

Muchos empleados son dispersos y virtuales, y eso puede interrumpir los procesos y flujos de trabajo de informes y análisis de datos. Los paneles y los flujos de trabajo integrados en las soluciones ERP pueden ayudar a las empresas a administrar los informes remotos. También se pueden personalizar para ayudar a los equipos a gestionar costos inesperados, nuevos elementos contables y cierres financieros.

Conclusiones

Las empresas estarán mejor posicionadas y saldrán mas reforzadas del COVID-19 si están capacitadas para gestionar de manera flexible los impactos operativos de la pandemia. Automatizar los procesos e incrementar la eficiencia, debe ser prioritario en cualquier empresa.

Un ERP personalizado y sincronizado con todas las áreas de una organización, puede permitir mejorar la capacidad de recuperación durante esta emergencia mundial en curso y prepararse para un futuro en el que las anomalías operativas de hoy, se conviertan en las garantías de continuidad del mañana.